한글 변경 내용 수정 이력 남기기 추적 설정과 변경 내용 확인
초안을 내가 작성했는데 다른 사람에게 보낸 수 후 수정한 문서가 도착했을 때
어떤 것을 수정했는지 확인하고자 할 때,
간단한 내용은 금방 확인할 수 있지만 많은 내용이라면 찾기가 쉽지 않습니다.
내가 작성한 원본과 상대방이 작성한 부분을 쉽게 비교해서 이력을 남아 어떤 부분을 수정했는지 쉽게 확인 할 수 있으며
계속 작업하기 위해 최종 작업한 것을 원본으로 적용해서 이력을 초기화할 수 있습니다.
1. 원본과 최종본 확인
나 혼자 작성한 문서라면 상단 메뉴 중 [검토]를 클릭 후
[원본] 메뉴를 누르면 내가 작성한 초안 원본 내용이 나옵니다.
[최종본]을 누르면 최종 수정한 내용이 나오게 됩니다.
일단 초안을 나만 작성한 상태라서 동일한 내용이 나올 겁니다.
이제 상대방에게 보낼 때 어떤 것을 수정했는지 확인하기 위해 다음과 같이 진행하시면 됩니다.
상단 메뉴 중 [검토]-[변경 내용 추적]을 클릭합니다.
[변경 내용 추적] 버튼이 눌러진 상태로 되는데요.
문서 작업을 시작 후 모든 작업이 끝났으면 [최종본]을 클릭합니다.
이 상태로 저장해서 상대방에게 보낸 후
수정된 내용이 나에게 다시 오면 수정한 내역을 확인할 수 있는 겁니다.
상대방이 문서를 열리면 하단에 "변경 내용 [기록 중]" 이라고 나오게 됩니다.
상대방이 보낸 문서 수정 후 나에게 다시 보낸 문서를 열고 나서
[검토]-[원본]을 클릭하면 수정 전 내용이 보입니다.
변경된 내용을 보기 위해 [원본 및 변경 내용 ]을 클릭하시면
수정한 내용이 나오게 됩니다.
원본 글과 수정 내역이 같이 보이게 되는 것이지요.
상대방 작업 사항을 초기화 해서 이력을 없애고 원본처럼 저장하기 위해서는 상단 메뉴 중
[검토]-[최종본] 을 클릭합니다.
다시 [적용] 버튼을 클릭 후 서브 메뉴가 나오면 [문서에서 변경 내용 모두 적용]을 선택해 주세요
그럼 이제 [원본]을 눌러도 최종본과 동일하게 나오게 돼서 원본으로 됩니다.
2. Q&A (질문/답변)
Q: 상대방에게 문서를 보낼 때 '변경 내용 추적' 버튼이 눌러진 상태로 보내야 하나요?
A: 네, 그렇습니다. [검토] 탭에서 [변경 내용 추적] 버튼이 눌러진 상태(활성화 상태)로 문서를 저장하여 상대방에게 보내야 상대방이 문서를 수정할 때 그 이력이 자동으로 기록됩니다. 만약 추적이 비활성화된 상태로 보내면 상대방이 수정한 내용이 기록되지 않아 어떤 부분이 수정되었는지 확인할 수 없습니다.
Q: 한글 문서에 기록된 변경 내용을 상대방이 못 보게 숨길 수 있나요?
A: 변경 내용을 숨기는 것이 가능합니다. 문서를 최종본으로 보여주고 싶다면 [검토] 탭에서 [최종본]을 클릭하고 저장하여 보내세요. 그러면 상대방은 수정한 내용이 반영된 최종본만 보게 됩니다. 다만, 상대방이 [검토] 탭에서 **[원본 및 변경 내용]**을 다시 클릭하면 숨겨졌던 변경 이력을 다시 볼 수 있습니다. 완전히 숨기려면 '변경 내용 모두 적용' 후 저장해야 합니다.
Q: 상대방이 수정한 내용 중 일부만 반영하고, 일부는 반영하지 않으려면 어떻게 해야 하나요?
A: 변경 내용을 일괄 적용하지 않고 부분적으로 반영(승인/거부)할 수 있습니다. [검토] 탭에서 [적용] 또는 [적용 안 함] 버튼을 누르면 나오는 하위 메뉴 중 [현재 변경 내용 적용] 또는 [현재 변경 내용 적용 안 함] 을 선택하세요. 문서 내에서 커서를 원하는 수정 내역에 두고 해당 버튼을 누르면 해당 수정 내용만 개별적으로 승인하거나 거부할 수 있습니다.